사업을 하시면서 거래명세서(거래명세표) 작성에 어려움을 겪고 계신가요? 오늘은 A4 용지에 인쇄하여 바로 사용할 수 있는 PDF 양식과 함께, 거래명세표 서식 작성 방법을 상세히 알아보겠습니다. 처음 접하시는 분들도 쉽게 따라 하실 수 있도록 차근차근 설명해드릴게요!
거래명세표가 뭔가요?
거래명세표는 상품이나 서비스를 거래할 때 작성하는 기본 서류입니다. 쉽게 말해 “무엇을, 얼마나, 얼마에 거래했는지”를 기록하는 문서예요. 세금계산서와는 달리 법적 의무는 없지만, 거래 내역을 정확히 관리하기 위해 꼭 필요한 중요한 서류랍니다.
어떤 때 필요한가요?
- 물건을 배송하거나 납품할 때 (송장으로 활용)
- 거래처와 물품 주고받을 때 (인수인계 확인용)
- 재고 관리할 때
- 월말에 거래 내역 정산할 때
- 세금계산서 발행하기 전 내역 확인할 때
거래명세표 꼼꼼 작성법
1. 상단부 작성
• 권호: 문서번호를 적습니다 (예: 2024-001호).
• 작성일자: 문서를 작성한 날짜를 기록합니다.
• 등록번호: 공급자의 사업자등록번호를 입력합니다.
• 상호/성명: 회사명과 대표자 이름을 기입합니다.
• 업태/종목: 예) 도매업, 의류 등.
• 사업장 주소: 공급자와 공급받는 자의 주소를 작성합니다.
2. 거래 내역 작성
• 월일: 거래가 이루어진 날짜를 기입합니다.
• 품목: 거래된 상품이나 서비스의 이름을 적습니다.
• 규격: 상품의 단위, 크기, 사양 등 세부 정보를 기재합니다.
• 수량: 거래한 수량을 입력합니다.
• 단가: 품목의 개당 가격을 기입합니다.
• 공급가액: 수량 × 단가로 계산된 금액을 기록합니다.
• 세액: 부가세를 공급가액의 10%로 계산하여 적습니다.
3. 하단부 작성
• 계: 모든 품목의 총합을 기록합니다.
• 전잔금: 이전에 미수된 금액을 적습니다.
• 입금: 이번에 받은 금액을 기재합니다.
• 잔금: 미수된 금액을 기록합니다.
• 인수자: 물품을 받은 사람의 서명을 받습니다.
실무자를 위한 꿀팁!
1. 디지털 작성법
• 회계 프로그램을 활용해 자동화하기
• 엑셀 서식으로 빠르게 작성하기
• 모바일 앱에서 간편 작성
• 전자세금계산서 사이트 활용
2. 문서 관리 팁
• 날짜순으로 정리해 보관
• 거래처별로 카테고리화
• 세금계산서와 함께 보관
• 최소 5년 보관 (법적 요구사항)
• 스캔 후 전자문서로 저장하여 백업
자주 하는 실수 주의하세요!
- 공급자용/공급받는자용 구분 안 하는 것
- 인수자 서명 받는 것을 깜빡하는 것
- 규격이나 단위 안 적기
- 합계 계산 잘못하기
- 전잔금 기재 깜빡하기
거래명세표 vs 세금계산서
• 거래명세표: 거래 증빙용으로 법적 효력은 없지만, 실무 관리에 필수적.
• 세금계산서: 부가세 신고용으로 법적 효력 있음.
일반적으로 거래명세표를 먼저 발행하고, 이후 세금계산서를 발행합니다.
거래명세표 양식 다운로드
이번에 제공하는 거래명세표 양식은 깔끔한 디자인으로, A4용지에 출력해 사용하실 수 있도록 PDF파일로 제공해드립니다. 아래 링크에서 다운로드 하세요!